For mange bedrifter innebærer håndtering av ansattinformasjon bruk av elektroniske verktøy som personalhåndbøker og personalmapper. Selv om det ikke er lovpålagt i Norge å ha disse dokumentene, spiller de en viktig rolle i å oppfylle juridiske krav, sikre gode arbeidspraksiser og fremme en strukturert og produktiv arbeidsplass. Her vil vi utforske betydningen av personalhåndbøker og personalmapper, hva de inneholder, hvordan de kan brukes, og hvilken verdi de tilfører både arbeidsgivere og ansatte.

Effektiv organisering og sikker lagring av informasjon

En velformulert personalhåndbok gir retningslinjer for ansattes oppførsel, samt klargjør deres rettigheter og ansvar. Den fungerer som et oppslagsverk for ansatte og gir de en tydelig forståelse av organisasjonens kultur og forventninger. På den andre siden gir personalmappen en strukturert og sikker lagringsløsning for ansattinformasjon. Ved å samle og organisere dokumentasjon som arbeidsavtaler, ytelsesvurderinger og annen relevant informasjon, blir administrasjonen mer effektiv og ansattes karriere og arbeidsforhold kan følges systematisk.

Er det lovpålagt med personalmappe eller personalhåndbok?

I Norge er det ikke en spesifikk lov som pålegger arbeidsgivere å ha en personalhåndbok eller en personalmappe for hver ansatt. Imidlertid er det flere lover og forskrifter som pålegger arbeidsgivere å oppfylle visse krav knyttet til ansattes rettigheter og personvern. Her er noen viktige lover og retningslinjer som er relevante:

1. Arbeidsmiljøloven: Arbeidsmiljøloven pålegger arbeidsgivere å gi ansatte informasjon om arbeidsforhold og sikkerhet på arbeidsplassen. Selv om det ikke krever en personalhåndbok, kan det være nyttig å ha en håndbok for å formidle slike retningslinjer.

2. Personopplysningsloven og GDPR: Personopplysningsloven og GDPR (Generell databeskyttelsesforordning) setter strenge krav for håndtering av personopplysninger. Arbeidsgivere må sikre at ansattes personopplysninger behandles i samsvar med disse reglene, uavhengig av om det er en dedikert personalmappe eller annen organisert lagring.

3. Likestillings- og diskrimineringsloven: Denne loven krever at arbeidsgivere gir informasjon om likestillingspolitikk og tiltak for å forhindre diskriminering og trakassering på arbeidsplassen. Slik informasjon kan være inkludert i en personalhåndbok.

4. Arbeidsavtaler: Selv om det ikke er pålagt med en personalmappe, må arbeidsgivere inngå skriftlige arbeidsavtaler med ansatte ved ansettelse. Kopier av slike avtaler og andre arbeidsrelaterte dokumenter kan være inkludert i en organisert filstruktur.

Selv om det ikke er spesifikke lovkrav om å ha en personalhåndbok eller en personalmappe, er det viktig å merke seg at både en personalhåndbok og en organisert måte å lagre ansattinformasjon på kan hjelpe arbeidsgivere med å oppfylle juridiske krav, sikre god praksis og overholde personvernbestemmelser. Det er viktig å tilpasse slike dokumenter og prosedyrer til de spesifikke behovene og bransjepraksis i din organisasjon.

Hva bør en personalhåndbok for bygg- og anleggsbedrifter inneholde?

En personalhåndbok for bygg- og anleggsbedrifter bør inkludere nødvendige retningslinjer og informasjon for å sikre at ansatte er klar over viktige arbeidsforhold, samtidig som den overholder arbeidsmiljøloven og internkontrollforskriften.  Her er noen viktige punkter som skal inkluderes, samt en beskrivelse av hvordan det kan tilpasses prosjekter i tråd med byggherreforskriften for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA):

Viktige punkter i personalhåndboken:

• Arbeidsavtaler: Klare og skriftlige arbeidsavtaler som beskriver vilkår, lønn, arbeidstid og andre relevante arbeidsbetingelser.

• Arbeidsmiljø og sikkerhet: Retningslinjer for arbeidsmiljø og sikkerhet, inkludert prosedyrer for risikovurdering, bruk av verneutstyr og sikkerhetsopplæring.

• Rutiner for varsling: Prosedyrer for rapportering av ulykker, farlige situasjoner og annen arbeidsrelatert informasjon.

• Arbeidstid og overtid: Informasjon om arbeidstid og overtidsregler i samsvar med lover og forskrifter.

• Ferie og feriepenger: Retningslinjer for tildeling av ferie, opptjening og utbetaling av feriepenger.

• Sykefravær: Prosedyrer for håndtering av sykefravær, sykemeldingsprosesser og oppfølging.

• Likestilling og mangfold: Retningslinjer som fremmer likestilling og mangfold på arbeidsplassen i tråd med diskrimineringsloven.

• Varsling: Retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen i samsvar med arbeidsmiljølovens bestemmelser om varsling.

Hva bør en personalmappe inneholde?

Personlige dokumenter: Denne delen inneholder viktige personlige dokumenter som gir en oversikt over den ansattes bakgrunn og kvalifikasjoner. Dette inkluderer CV-en deres, vitnemål, referanser, attester, samt dokumentasjon av sertifikater og kurs de har fullført.

Jobbdokumenter: I denne delen finner du alle dokumenter som er knyttet til den ansattes stilling og arbeidsforhold. Dette inkluderer arbeidsavtalen som beskriver vilkårene for ansettelsen, retningslinjer som må følges, og stillingsinstruksjonen som definerer ansvarsområdene deres.

Kommunikasjon: Her oppbevarer vi all viktig kommunikasjon relatert til den ansattes rolle. Dette inkluderer resultater fra medarbeidersamtaler som vurderer prestasjoner og utviklingsmål, eventuelle varsler som er blitt gitt, og opplæringsplaner for å styrke kompetansen.

Helse og forsikring: I denne delen finner du dokumentasjon knyttet til den ansattes helse og forsikringsdekning. Dette inkluderer informasjon om fravær i tilfelle av sykdom, sykemeldinger, samt detaljer om forsikringsdekningen og rettighetene til den ansatte.

Lønn og skatt: Denne delen inneholder dokumentasjon som er relevant for den økonomiske siden av den ansattes arbeidsforhold. Dette inkluderer timerapporter, dokumentasjon for eventuelle refusjoner eller utlegg, og kopier av skattekort for riktig skatteavregning.

Sikkerhetsklareringer: Hvis den ansattes stilling krever spesifikke sikkerhetsklareringer, vil relevant dokumentasjon for dette også bli oppbevart her.

Arbeidstillatelse og visum: Dersom den ansatte er utenlandsk og arbeider i en annen jurisdiksjon, vil det også være dokumentasjon om arbeidstillatelse og visum.

Personvern- og samtykkeskjemaer: Hvis det er nødvendig i forhold til personvernlover, kan samtykkeskjemaer knyttet til innsamling og bruk av personopplysninger også inkluderes.

Digital lagring: Vurder om det er hensiktsmessig å lagre dokumentene elektronisk for bedre tilgjengelighet og sikkerhet.

Denne grundige personalmappen gir en organisert oversikt over den ansattes historikk og relasjon til selskapet, og sikrer at viktig informasjon er tilgjengelig når det er nødvendig. Informasjonen oppbevares med respekt for personvernet til de ansatte og overholder relevante lover og reguleringer.

Hvordan tilpasse prosjektet ditt i henhold til byggherreforskriften (SHA):

Når det gjelder tilpasning til prosjekter i samsvar med byggherreforskriften (SHA), må bedriften vurdere og inkludere følgende aspekter i personalhåndboken:

• Sikkerhets- og helsekoordinator (SHK): Angi ansvar og roller for sikkerhets- og helsekoordinatorer som kreves under byggherreforskriften. Beskriv hvordan kommunikasjonen og samarbeidet mellom ansatte og sikkerhets- og helsekoordinator skal foregå.

• Sikkerhets- og helseplan: Legg til en seksjon om utarbeidelse, implementering og overholdelse av sikkerhets- og helseplaner for hvert prosjekt, inkludert kravene til risikovurdering.

• Opplæring og kompetanse: Beskriv prosedyrer for opplæring og kompetanseutvikling, spesielt med tanke på de spesifikke kravene i SHA for prosjekter.

• Dokumentasjon og rapportering: Inkluder prosedyrer for dokumentasjon og rapportering av hendelser knyttet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø i samsvar med SHA-krav.

• Arbeidsmiljø og risikovurdering: Beskriv hvordan ansatte skal delta i vurdering av arbeidsmiljø og risikovurdering for sine respektive arbeidsoppgaver og områder.

• Verneutstyr og sikkerhetsregler: Definer retningslinjer for bruk og vedlikehold av verneutstyr og sikkerhetsregler som skal følges i henhold til SHA.

• SHA-møter: Beskriv kravene og prosedyrene for deltakelse i SHA-møter og samarbeid med andre aktører på byggeplassen.

Ved å tilpasse personalhåndboken til byggherreforskriften og SHA-kravene, sikrer bedriften at ansatte er godt forberedt og oppfyller alle kravene knyttet til helse, sikkerhet og arbeidsmiljø på byggeplassen. Dette bidrar til å minimere risiko og fremme en trygg og produktiv arbeidsplass.

Hvordan bruke en elektronisk personalhåndbok og personalmappe aktivt

For Ledelsen og HR:

1. Oppdatering: Hold personalmappen og personalhåndboken oppdatert med nåværende retningslinjer og informasjon.

2. Kommunikasjon: Varsle ansatte tydelig om endringer og bekreft deres forståelse.

3. Søkbarhet: Gjør det enkelt for alle å finne nødvendig informasjon raskt.

4. Rapporter og varsler: Bruk systemet for rapporter og varslinger for å holde oversikt og minne om frister.

5. Sikkerhet og tilgang: Beskytt sensitiv informasjon og regulér hvem som har tilgang nøye.

For de ansatte:

1. Selvbetjening: Oppfordre ansatte til å bruke håndboken for egeninformasjon og oppdateringer.

2. Opplæring: Tilby opplæring om hvordan man bruker håndboken, spesielt for sikkerhets- og helseprosedyrer.

3. Dokumentering: Registrer viktige hendelser i forbindelse med håndbokens innhold.

4. Varslinger: Aktiver varslinger for relevante hendelser.

5. Spørsmål og støtte: Gjør det enkelt å stille spørsmål eller få hjelp.

Generelle beste praksis:

1. Regelmessig revisjon: Gjennomgå og oppdater systemet jevnlig.

2. Fremme bevissthet: Hold workshops for å øke forståelsen og bruk av systemet.

3. Integrasjon: Integrer systemet med andre relevante systemer for smidige prosesser.

4. Personvern og juridisk overholdelse: Vær nøye med personvern og overholdelse av lover når du bruker og lagrer ansattinformasjon.

Samlet sett kan en elektronisk personalmappe og personalhåndbok forbedre effektiviteten i administrasjonen, fremme enhetlige retningslinjer, sikre samsvar med lover og forskrifter, og forbedre kommunikasjonen mellom ledelse og ansatte. Dette kan resultere i en mer organisert og produktiv arbeidsplass.

Hvordan kan Buildsystemet hjelpe deg med dette?

mycontact og myproject er kraftige verktøy som kan sentralisere administrasjonen av ansattinformasjon og prosjekter. Med disse plattformene oppnår du:

• Sentralisert organisering: Alt på ett sted for enkel tilgang og administrasjon.

• Effektiv kommunikasjon: Del oppdaterte håndbøker og prosjektinformasjon raskt.

• Selvbetjening: Ansatte kan oppdatere informasjon selv og be om ferie.

• Opplæring: Tilgjengeliggjør opplæringsressurser.

• Rapportering og analyse: Lag rapporter og analyser for informerte beslutninger.

• Tilpasning og integrering: Tilpass systemene til dine behov og integrer dem med andre verktøy.

Med mycontact og myproject oppnår du effektivitet, struktur og produktivitet på arbeidsplassen.

Sjekk ut bloggen vår for mer informasjon om hvordan du på flere ulike måter kan effektivisere din drift. Eller trykk på noen av blogglenkene for direkte tilgang: kalkulasjon, prosjektstyring, innkjøp, fremdriftsplan, sjekklister og avvik.