God og effektiv prosjektstyring i bygg- og anleggsbransjen
Hva er prosjektstyring?
Prosjektstyring i bygg- og anleggsbransjen handler om å nøye planlegge, organisere, følge opp og kontrollere prosjekter for å sikre at de blir fullført til riktig tid, innenfor budsjett og i henhold til kvalitetsstandarder. Prosjektstyring vil typisk handle om:
å definere prosjektmål
fordele oppgaver
kontrollere kostnadene
kvalitetssikre arbeidet
sette og overholde tidsfrister
fordele ressurser
håndtere risiko og opprettholde god kommunikasjon gjennom et prosjekt
Å implementere effektiv prosjektstyring er avgjørende for suksessen til bygg- og anleggsprosjekter, og det finnes ulike verktøy og metoder som kan hjelpe prosjektledere med å oppnå dette målet. Nøkkelen er å opprettholde et helhetlig overblikk over prosjektet og sørge for at alle elementer fungerer sømløst sammen.
Hva er et Prosjektstyringsverktøy/prosjektstyringssystem?
Et hjelpemiddel som brukes for prosjektstyring er et prosjektstyringsverktøy, også kalt et prosjektstyringssystem. Et slikt verktøy gir deg økt kontroll på dine prosjekter og knyttede arbeidsoppgaver.
Prosjektstyringsverktøy er ofte bransjetilpasset slik at verktøy blir mest mulig anvendbart og brukervennlige knyttet direkte til bransjens arbeidsoppgaver og prosjekter.
For bygg- og anleggsbransjen vil et prosjektstyringssystem være mer rettet mot byggefaget, grunnet at virksomheter i denne bransjen jobber med byggrelaterte arbeidsoppgaver.
Typisk vil en bruke et prosjektstyringsverktøy til å følge et kalkulert byggeprosjekt gjennom hele byggeprosessen ved å f.eks. følge sjekklister, føre avvik, føre prosjektregnskap, registrere prosjekttimer, tilknytte relevante epost, laste opp dokumentasjon og dele informasjon med alle prosjektdeltakere.
Et effektivt prosjektstyringsverktøy, også kjent som et prosjektstyringssystem, spiller en avgjørende rolle i å sikre suksess og effektivitet i komplekse prosjekter. Dette verktøyet fungerer som en sentralisert plattform for å administrere og kontrollere alle aspekter av et prosjekt og relaterte oppgaver.
Skybasert tilgjengelighet er avgjørende, slik at prosjektinformasjon er tilgjengelig for alle involverte uavhengig av sted og tid, fremmer samarbeid og reduserer risiko for informasjonstap.
Hvorfor bruke et prosjektstyringssystem?
Et prosjektstyringsverktøy effektiviserer administrative oppgaver, gir bedre kontroll og oversikt og forbedrer kommunikasjon, men er ingen garanti for suksess. Suksessfulle implementeringer krever klare mål, deltakelse fra nøkkelpersoner, grundig opplæring, tilpasning til bedriftsprosesser, og kontinuerlig kommunikasjon.
Her er noen våre beste tips for effektiv og suksessfull implementering og bruk av et prosjektstyringsverktøy:
Klargjør mål og forventninger:
Definer klare mål om hva du ønsker å oppnå med prosjektstyringsverktøyet. Sett forventninger for nøyaktig hvordan verktøyet skal gi sørge for kostnadsreduksjon, effektivisering av oppgaver og lignende.Involver nøkkelpersoner:
Engasjer de som faktisk skal bruke verktøyet, inkludert prosjektledere, underentreprenører og andre relevante teammedlemmer. Samle inn deres tilbakemeldinger og behov for å velge det riktige verktøy, og benytt deres ekspertise i fremtidig arbeid.Opplæring:
Sørg for at alle som skal bruke verktøyet, får tilstrekkelig opplæring. Dette inkluderer opplæring i hvordan man bruker verktøyet og dypere forståelse av verktøyets funksjoner.Tilpasning:
Tilpass verktøyet til bedriftens prosesser og ansatte. Dette kan innebære å legge til egendefinerte felt, maler eller dokumenter.Kommunikasjon:
Oppretthold åpen kommunikasjon med prosjektdeltakere for å sikre at de er komfortable med verktøyet og prosjektstyringen.
Effektiv Prosjektmappe: Nøkkelpunkter for suksess
En effektiv prosjektstyring begynner med en organisert prosjektmappe. Denne plattformen gir struktur, kontroll, og effektiv kommunikasjon gjennom hele prosjektets levetid.
Hvorfor er en effektiv prosjektmappe viktig?
Gir organisering og struktur for relevant dokumentasjon.
Sentraliserer prosjektdokumentasjon for enkel tilgang og samarbeid.
Sikker lagring av konfidensiell informasjon og juridiske dokumenter.
Muliggjør enkel tilføyelse av endringer og forbedrer dokumentkontroll.
Dedikerte mapper for risikostyring og FDV sikrer grundig oppfølging.
Gjør at alle involverte får tilgang på riktige dokumenter til rett tid.
Forslag til prosjektmappestruktur:
Felles prosjektmappe (Delt med alle):
Generell Informasjon
Kommunikasjon og Møter
Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS)
Kvalitetssikring (KS)
Fremdrift
Bilder og Visuell Dokumentasjon
Tegninger
FDV (Forvaltning, Drift, og Vedlikehold)
Intern prosjektmappe (Kun for internt bruk):
Kontrahering og Juridisk
Økonomi og Budsjett
Endringer og Godkjennelser
Avviksregistrering
Tekniske Tegninger og Endringer
Denne strukturen gir klarhet i hvilke mapper som er tilgjengelige for alle og hvilke som er for intern bruk. En velfungerende prosjektmappe er kjernen i informasjonsflyten som gir styrke og struktur til prosjektet. Gjennom grundig planlegging, effektiv implementering av verktøy, og en strukturert arbeidsprosess kan bygg- og anleggsprosjekter oppnå suksessfull gjennomføring.
Gjennom denne artikkelen har vi fremhevet betydningen av skybaserte prosjektstyringsverktøy som hjelper med å organisere og fremme samarbeid i prosjekter. Avslutningsvis ønsker vi å fremheve enkle og gode tips for effektiv prosjektstyring, som oppsummerer planlegging, organisering og kommunikasjon gjennom hele prosjektets livssyklus.
Tips for God Prosjektstyring: Fra oppstart til avslutning
Oppstartsmøte:
Introduser prosjektdeltakere og -mål.
Skap grunnlag for samarbeid og forståelse mellom alle deltakere.
Prosjektplanlegging:
Klargjør roller, ansvar, og kommunikasjonsstrategier.
Utvikle gjennomføringsplan med HMS/SHA og KS-prosedyrer.
Prosjekthotell:
Kommunikasjonsplan og kravdokumentasjon.
Definer omfang, varighet, budsjett, og ressurser med kalkulasjon.
Håndtering av risiko med bransjespesifikke risikostyringsverktøy.
Overvåking og Rapportering:
Overvåk fremdrift, kostnader, og kvalitet med bransjespesifikke verktøy.
Avvikshåndtering for potensielle utfordringer.
Smidighet:
Fleksibilitet og tilpasning til endringer.
Bruk av smidighetsverktøy for dynamiske prosjekter.
Avslutning:
Tydelig avslutningsprosess med fokus på FDV for bygg- og anleggsprosjekter.
Grundig dokumentasjon for smidig overgang til driftsfasen.
Build-modulenes bidrag til God Prosjektstyring i Bygg- og Anleggsbransjen
I møte med strenge krav fra kunder og offentlige myndigheter har Build-systemet introdusert et solid prosjektstyringsverktøy gjennom myproject-modulene. Med mycalc, myoffer, myplanner, myproject og mymobile utgjør Build en helhetlig løsning for å effektivt styre prosjekter gjennom hele livssyklusen.
Ved å integrere mycalc, myoffer, myplanner, gir Build-systemet prosjektledere nødvendige verktøy for alt fra kalkulasjoner og tilbudsprosesser til planlegging av prosjektet. myproject, myplanner og mymobile fungerer som et sentralt knutepunkt for aktivitets og ressursstyring, all kommunikasjon og dokumentasjon. Dessuten skapes det en enhetlig plattform for HMS- og KS-styring av prosjektet i gjennomføring og avslutningsfasen.
Myeconomy (forventet i 2024): Vil følge opp kontrakter basert på prosjektbudsjettet og sikre at endringer og fakturering harmoniserer med prosjektfremdriften.
Build-modulene tilbyr en helhetlig løsning for å takle utfordringene i bygg- og anleggsprosjekter. Build-modulene gir en sømløs integrasjon av verktøy, de styrker kommunikasjonen i prosjektet, og legger til rette for strategisk oppfølging, som er avgjørende for suksessen til ethvert bygg- og anleggsprosjekt.
Bygg med Build - Din partner gjennom hele byggeprosessen! Enkelt, effektivt og lønnsomt. Ta kontroll over dine prosjekter fra start til slutt. Book en demo og prøv Build i dag!
I bloggen vår kan du lese flere innlegg om buildmodulene. Her finner du blant annet artikler om kalkulasjon, innkjøp, planlegging, sjekklister og avvik!