Smidig prosjekt-gjennomføring med en solid fremdriftsplan
Hva er en fremdriftsplan?
En fremdriftsplan er en oversikt over hvilket arbeid som skal utføres i ett prosjekt. Et helt nødvendig verktøy for aktører i bygg og anlegg. Fremdriftsplan kalles også aktivitetsplan, prosjektplan osv. Fremdriftsplanen gir deg muligheten til å planlegge alt arbeidet som skal gjennomføres og sørger for at du får en god oversikt. Dette gjør at man får mindre utfordringer underveis som følge av dårlig oversikt. Å lage en slik plan for ditt byggprosjekt vil også bidra til at ansvarsfordeling blir enklere, skape god flyt og sette fokus på aktivitetene som er viktigst.
Hvorfor lage prosjektplan/fremdriftsplan?
Dersom du lager en fremdriftsplan, vil styringen av prosjektet bli mer effektiv ved at du til enhver tid har kontroll over hvilke aktiviteter som gjennomføres, hvor langt prosjektet har kommet og hvilke justeringer som må gjøres underveis. En fremdriftsplan gir også god innsikt i time- og ressursforbruk slik at du kan se planlagt tid opp mot tid som faktisk er brukt.
Å ha en plan vil selvfølgelig også bidra til bedre flyt i arbeidet. Det vil si at prosjektet kan gjennomføres til riktig tid med god kvalitet, uten ekstra kostnader.
Prosjektmetoder, hva er en prosjektmetodikk?
Når man planlegger et prosjekt setter man opp hva som skal gjøres og i hvilken rekkefølge. Noen av gjøremålene kan være avhengige av andre før man starter. Det kan også være lurt å ta stilling til hvilken prosjektmetode som skal brukes i prosjektet, her finnes det flere. I vannfallsmetoden (fossefall) for prosjektering setter man opp en lineær plan hvor én prosjektfase må fullføres før neste starter. Et slikt oppsett av aktiviteter er rigid, men gjerne det eneste man kan planlegge før man begynner.
Nå er det slik at de fleste prosjekter medfører endringer i krav i løpet av utførelsen. Den rigide utformingen man startet med som følge av vannfallsmetoden begynner å slå sprekker. Man oppdager at organisasjonen må kunne svare på utfordringene endringene medfører.
Behovet for en mer fleksibel, eller smidig om du vil, tilnærming til prosjektstyring gjør seg gjeldende. Smidigmetoden, eller agil arbeidsmetodikk, handler om å gjøre organisasjonen i stand til å svare på endrede forutsetninger raskt og effektivt. Hvis en aktivitet tar mer eller mindre tid enn planlagt, eller nye behov oppstår, må man enkelt kunne omfordele sine ressurser til å håndtere hva det medfører. Planleggingen og organisasjonen må være smidig i sin tilnærming til prosjektgjennomføringen.
I prosjekt med smidig prosjektstyring kan du komme deg raskere til målet enn ved vannfallsmetoden. Dette gjør at prosjektteamet kan raskt teste om idéer eller konseptet fungerer, men det kan også gjøre at prosjektet ender opp mer oppstykket og bli mindre helhetlig. Derfor kan en kombinasjon være et spennende alternativ.
Hvordan sette opp en fremdriftsplan og hva skal en plan inneholde?
Med Gantt-diagram eller Kanban board kan du typisk sette opp aktiviteter og milepæler som skal gjennomføres for prosjektet. Deretter kan du knytte arbeidets varighet og ressurser som skal utføre arbeidet i planen. Videre er det viktig å se hvilke aktiviteter som er avhengig av hverandre for at prosjektet skal kunne gjennomføres eller sluttføres.
Eksempel på Gannt-diagram i myplanner.
Viktig å huske på i en fremdriftsplan:
Et prosjekt har alltid en start- og sluttdato
Aktiviteter er det faktiske arbeidet som skal utføres, det er viktig at det ligger en god beskrivelse tilknyttet denne slik at man forstår hva som skal gjøres.
Milepæler er etappemål som markerer viktige steg i fullførelsen. Det kan for eksempel være “tett bygg” eller “ferdig utvendig” osv.
Koblinger/avhengigheter er knytninger mellom aktiviteter som gjør at man eksempelvis ikke kan starte en ny aktivitet før en annen avsluttes.
Frontlinjen viser prosjektets fremgang. Er du før eller etter skjema basert på dagens dato?
Ressursplanlegging har du satt riktig ressurs til riktig arbeid.
Ressursallokering, har du et overforbruk av ressursen, kan en ansatt gjennomføre arbeidet eller gjøre flere aktiviteter på samme tid?
Arbeids- og fridager. Planlegg prosjektet etter en kalender hvor det er tatt høyde for offentlige helligdager og dager bedriften har fri.
Hvordan gjøre fremdriftsplanleggingen mer effektiv
Når en skal iverksette ett prosjekt innen bygg og anlegg kan det være svært mange baller i luften samtidig. En utfordring de fleste møter på gjennom et prosjekt er blant annet:
Å vite i hvilken rekkefølge byggeaktivitetene skal gjøres.
Hvor effektivt prosjektarbeidet er underveis.
Å fordele aktiviteter effektivt.
Å ikke gjennomføre prosjektet til riktig tid.
Det aller viktigste tiltaket du kan gjøre for å skape en stressfri og effektiv prosjektgjennomføring, er å ha en fremdriftsplan for prosjektet.
Hvordan lager man en fremdriftsplan?
Når en lager en fremdriftsplan, utfører man egentlig enkel planlegging av fremtiden. Ditt prosjekt krever at du har kontroll på hvilke oppgaver som skal gjøres knyttet til ethvert tidspunkt og hvilket mål dere ønsker å nå.
For å utarbeide en god fremdriftsplan må du ha kontroll på alle de ulike aktivitetene som skal gjøres gjennom hele prosjektet. Jo større prosjektet blir, jo viktigere er det å ha en god og oversiktlig plan for hva som skal gjøres.
Det er alltid en mulighet for å benytte seg av en mal når en skal lage en fremdriftsplan, men en mal vil antageligvis ikke kunne gi deg det beste resultatet, da den ikke er tilpasset ditt prosjekt. Hvert eneste prosjekt er unikt, med sine egne utfordringer. Når en benytter seg av ferdigskapte maler i Excel eller lignende programmer reduseres sannsynligheten for å lykkes, nettopp fordi malen kan mangle tilpasning til utfordringene som finnes i prosjektet du skal gjennomføre.
Å benytte seg av et fremdriftsverktøy er den beste løsningen for å skape en god fremdriftsplan for akkurat ditt prosjekt. Et slikt verktøy kan gi deg muligheten til å effektivisere fremdriftsplanleggingen og sørge for at du har full kontroll fra start til slutt.
Gjennom flere år i bransjen har vi i buildit utarbeidet myplanner, vårt eget fremdriftsverktøy for en vellykket prosjektgjennomføring.
myplanner gir alle prosjektinteressenter muligheten til å ressursstyre, planlegge aktiviteter, bestemme hvilke aktiviteter som må gjøres først, følge fremdriften gjennom prosjektperioden, integrere kalkyler og sette opp egen prosjektkalender.
*Visste du at myplanner er basert på et Gantt diagram, som vil si at verktøyet gir deg god oversikt over forholdet mellom tidsfrister og arbeidsoppgaver knyttet til dette. Dette gir deg en meget brukervennlig fremstilling av prosjektarbeidet.
Hvordan kan du bli mer lønnsom og effektiv gjennom god kalkulasjon? Og hvordan få kontroll på innkjøp og leverandørtilbud? Dette kan du lese mer om i våre artikler:
