Hva er leverandørstyring og hvorfor er det så viktig?
Hva er egentlig leverandørstyring, og hva handler det egentlig om?
I denne artikkelen ser vi nærmere på hva leverandørstyring er, betydningen av det, og hvordan du effektivt kan iverksette leverandørstyring i din bedrift.
Hva er leverandørstyring?
Leverandørstyring i bygg- og anleggsbransjen refererer til prosessen av å administrere og overvåke forholdet til eksterne leverandører som tilbyr varer, tjenester eller materialer som er avgjørende for ditt prosjekts suksess. Dette innebærer å identifisere, vurdere, velge og samarbeide med leverandører for å sikre at de oppfyller kravene til kvalitet, pris, leveringstid og pålitelighet som er nødvendige for å oppfylle prosjektmålene.
Hver enkelt bedrift foretar seg en viss grad av leverandørstyring avhengig av størrelse på bedriften, antall leverandører og konkurransesituasjon. Det som er viktig å forstå er at hver enkelt bedrift har muligheten til å forbedre seg knyttet til leverandørstyring og få stor gevinst fra det. Nedenfor diskuterer vi hvorfor leverandørstyring er så viktig, hvordan det kan gjøres effektivt og potensielle utfordringer en kan møte på.
Hvorfor er leverandørstyring viktig?
Det er flere grunner til at leverandørstyring er viktig. Vi skal nå se på noen overordnede temaer knyttet til leverandørstyring og hvordan disse viser til at leverandørstyring er svært viktig. Kvalitetssikring, kostnadseffektivitet, tidsstyring, innovasjon og kompetanse kommer frem som de viktigste temaene knyttet til styring av leverandører.
Effektiv leverandørstyring sikrer at materialer og tjenester som brukes i et prosjekt, holder høye kvalitetsstandarder. Vi kaller gjerne dette for kvalitetssikring. Dette er av essensiell betydning for å unngå feil og kostbare rettelser senere i prosjektet. Gode leverandører spiller også en nøkkelrolle i å opprettholde disse standardene. På denne måten bidrar leverandørstyring til å sikre et høyt kvalitetsnivå gjennom hele prosjektets levetid.
Effektiv leverandørstyring handler også om å velge pålitelige leverandører som tilbyr konkurransedyktige priser. Gjennom strategiske forhandlinger og etablering av langsiktige partnerskap kan man oppnå kostnadsbesparelser. Dette bidrar til å øke lønnsomheten og fremme en mer bærekraftig forretningsdrift ved å holde kostnadene under kontroll. Med andre ord handler dette om kostnadseffektivitet.
Riktig valg av leverandører og effektiv logistikk er avgjørende for rettidig levering av nødvendige materialer og tjenester. Dette reduserer betydelig risikoen for forsinkelser i prosjektets fremdrift, som ofte kan medføre ekstra kostnader og forstyrrelser i den opprinnelige planen. Tidsstyring blir derfor en svært viktig brikke i leverandørstyringen.
Effektiv leverandørstyring åpner døren for samarbeid med leverandører som kan tilby ny teknologi, innovative løsninger eller spesialisert kompetanse. Dette kan bidra til å forbedre prosjektets kvalitet og effektivitet, samtidig som det øker virksomhetens attraktivitet for potensielle kunder. Samarbeid med slike leverandører kan gi merverdi og innovative perspektiver som driver virksomheten fremover og gir konkurransefordeler i et marked med stadig større konkurranse. Innovasjon og kompetanse blir derfor en viktig faktor innenfor leverandørstyring.
Hvordan gjøre leverandørstyring effektivt?
For å sikre effektiv leverandørstyring i bygg- og anleggsbransjen, er det flere tiltak som kan iverksettes:
Klare kravspesifikasjoner: Still tydelige og nøyaktige krav til leverandørene. Dette kan for eksempel være spesifikasjoner for kvalitet, leveringstid og eventuelle sertifiseringer knyttet til materialer eller arbeid. Jo mer nøyaktige og tydelige krav du setter, jo lettere blir det å rangere og bedømme leverandørenes prestasjon i etterkant.
Evaluering og utvelgelse: En grundig evaluering av leverandører basert på deres historie, referanser, kvalitet på produkter/tjenester og økonomisk stabilitet er essensielt før valg. I tillegg vil det være nyttig å gjøre gjentagende evalueringer over tid, for å sikre at leverandørene opprettholder en god standard gjennom hele samarbeidsprosessen.
Kontraktstyring: Utvikling av klare og omfattende kontrakter som tydelig definerer forpliktelser, ansvar, og betalingsbetingelser er avgjørende for å unngå misforståelser og konflikter senere. Sett av tid til å inngå gode kontrakter som sørger for at dine interesser blir dekket. Det er først og fremst du som bestemmer hvordan du vil at samarbeidet skal se ut. En god dialog med en leverandør vil riktignok kunne føre til et godt og langsiktig samarbeid.
Kommunikasjon og samarbeid: Å opprettholde åpen kommunikasjon og et samarbeidende forhold med leverandørene gjennom hele prosjektets løpetid er nøkkelen. Dette inkluderer også å løse problemer og utfordringer i samarbeidet fortløpende. Som nevnt tidligere, vil kommunikasjon og en god dialog føre til de beste resultatene for begge partene. Klargjør dine forventninger og mål i forkant av samtale med leverandørene, slik at det blir lettere å kommunisere dette i et møte med den andre parten.
Typiske utfordringer knyttet til leverandørstyring
I bygg- og anleggsbransjen kan det oppstå flere utfordringer knyttet til leverandørstyring, her er noen av utfordringene en ofte kan møte på:
Kvalitetskontroll: Å sikre kontinuerlig kvalitetskontroll av materialer og tjenester fra ulike leverandører kan være krevende og kan føre til at en inngår kompromisser som i etterkant påvirker sluttresultatet. For å unngå problemer knyttet til dette, bør en fokusere på å velge gode samarbeidspartnere fra start. Gjennomfør analyser av de ulike leverandørene på markedet og finn den beste leverandøren for deg.
Tidspress og leveranse: Mangel på realistiske tidsfrister og forsinkelser fra leverandører som kan forstyrre fremdriften av prosjektet, noe som kan være svært kostbart og i verste fall kan føre til kontraktsbrudd. For å unngå forsinkelser bør du ha en god dialog med leverandørene hvor dere diskuterer tidsfrister og forventede leveringstider. Dette er helt essensielt for at du skal kunne planlegge og strukturere dine egne prosjekter nøyaktig.
Avhengighet av leverandører: Å være avhengig av enkelte leverandører kan utgjøre en risiko, spesielt dersom disse leverandørene opplever produksjonsproblemer eller svikt i leveransene. Det er anbefalt å ha flere alternative leverandører lett tilgjengelig, slik at en unngår problemer med leveranse dersom en av leverandørene trekker seg.
Kontrakts- og forhandlingsutfordringer: Uklarheter i kontrakten, misforståelser om forventninger og vanskeligheter med forhandlinger kan skape spenninger mellom partene og føre til konflikter. Naturligvis vil en kontrakt mellom deg og en potensiell leverandør diktere hvordan samarbeidet fungere. Derfor er det viktig å igjen presisere at ved forhandlinger og kontraktsarbeid, er det essensielt å legge frem sine forventninger og skriftlig presisere samarbeidsforholdet.
For å håndtere disse utfordringene effektivt er det avgjørende å implementere god planlegging, grundig evaluering av leverandører, klare kontrakter og kontinuerlig oppfølging gjennom aktiv kommunikasjon og samarbeid. Dette bidrar til å minimere risikoen og sikre en vellykket gjennomføring av bygg- og anleggsprosjekter.
På bakgrunn av hvilke utfordringer som kan dukke opp ved leverandørstyring, ønsker vi å komme med noen tips for hvordan du effektivt unngår problemer underveis.
Fem tips for effektiv leverandørstyring:
Diversifiser leverandørbasen: Å ha flere pålitelige leverandører for nøkkelmaterialer og tjenester kan redusere risikoen for potensielle problemer i forsyningskjeden. Diversifisering av leverandørbasen bidrar til å minimere sårbarheten knyttet til avhengighet av en enkelt leverandør. Sørg for å utvikle og vedlikeholde et nettverk av pålitelige alternativer for å sikre kontinuitet i leveransene, selv om én leverandør skulle oppleve problemer.
Klar og tydelig kommunikasjon: Kommunikasjon er nøkkelen til effektiv leverandørstyring. Klare og presise kommunikasjonskanaler må etableres fra starten for å unngå misforståelser. Definer forventninger for kommunikasjon tydelig i kontrakter og møter, og oppretthold løpende kommunikasjon gjennom hele samarbeidsperioden. Åpen dialog muliggjør tidlig identifisering og løsning av potensielle problemer før de eskalerer og blir irreversible.
Utvikle smarte kontrakter og avtaler: Kontrakter og avtaler bør være detaljerte og omfatte klare spesifikasjoner for produkter/tjenester, leveringstid, betalingsbetingelser, kvalitetskrav og ansvarsfordeling. Det er viktig å inkludere klausuler for potensielle avvikssituasjoner og håndtering av konflikter. Ved å utvikle robuste kontrakter reduserer man risikoen for misforståelser og tvister underveis i samarbeidsperioden.
Kontinuerlig evaluering og oppfølging: Regelmessig evaluering av leverandørene er viktig for å sikre at de opprettholder forventet standard. Gjennomfør vurderinger av leverandørenes ytelse basert på kriterier som kvalitet, leveringstid, og service. Identifiser eventuelle områder for forbedring og gi tilbakemeldinger konstruktivt for å oppmuntre til positiv endring. Tett oppfølging sikrer at leverandøren fortsetter å levere i henhold til avtalen.
Risikohåndtering og beredskapsplanlegging: Utvikle en grundig risikohåndteringsstrategi og beredskapsplan for å håndtere uforutsette hendelser som kan påvirke leverandørens ytelse. Identifiser potensielle risikoer, for eksempel endringer i markedsforhold eller teknologiske feil, og utvikle strategier for å minimere deres innvirkning på prosjektet. Ved å være forberedt på ulike scenarier, kan man raskt og effektivt håndtere uforutsette hendelser uten å forstyrre prosjektets fremdrift.
Implementering av disse fem tipsene kan bidra til å effektivisere leverandørstyringen ved å adressere de typiske utfordringene som ofte oppstår i bygg- og anleggsbransjen. Ved å ta proaktive skritt for å diversifisere, kommunisere tydelig, etablere solide kontrakter, følge opp jevnlig og håndtere risikoer, kan man forbedre samarbeidet med leverandørene og sikre smidigere gjennomføring av prosjekter. Alt dette blir svært enkelt med et system for leverandør- og kundestyring.
Leverandørstyring kan gjøres enkelt med mycontact
Med Buildit som systemleverandør får du full kontroll over alle dine kunde- og leverandørforhold, muligheten til å administrere og styrke forbindelsene med dine leverandører, kontinuerlig evaluere leverandørenes ytelse, skape strategiske samarbeid og gjøre god kontraktstyring.
Ved å inkludere komponenter av leverandørrelasjonsledelse i vår programvareløsning mycontact, blir det mulig for deg å redusere risikoer knyttet til leverandøravhengighet, forbedre kvaliteten på materialer og tjenester, samt å stimulere til innovasjon og kostnadseffektivitet gjennom tettere og mer strategisk samarbeid med dine leverandører.
Vi i Buildit er dedikerte til å gjøre effektiv prosjektstyring enkelt. I modulen mycontact har vi integrert SRM-aspekter (Supplier Relationship Management). Det vil si at vi ikke bare leverer verktøyene som trengs for å administrere komplekse prosjekter, men verktøy som også gir deg muligheten til å bygge sterke, gjensidig fordelaktige forhold med leverandørene. Dette resulterer i en mer helhetlig tilnærming til prosjektledelse og bidrar til å optimalisere ytelsen og suksessen til bygg- og anleggsprosjekter.
Book en kostnadsfri demo og finn ut hvordan du enkelt kan effektivisere prosjektene dine!
Sjekk ut bloggen vår for mer informasjon om hvordan du på flere ulike måter kan effektivisere din drift. Eller trykk på noen av disse blogglenkene for direkte tilgang: kalkulasjon, prosjektstyring, innkjøp, fremdriftsplan, sjekklister og avvik.